Cuando se trata de comercio exterior, muchos creen que el trabajo termina al nacionalizar la mercancía.

Pero en Ecuador, el proceso puede continuar meses o incluso años después, cuando el Servicio Nacional de Aduana (SENAE) realiza un control posterior. En ese momento, todo lo que se declaró debe ser justificado con documentación clara, completa y coherente.

Para evitar sanciones, ajustes tributarios o bloqueos operativos, es clave contar con un respaldo documental sólido. A continuación, te presentamos un checklist reducido pero esencial: los 6 documentos que no pueden faltar en tus archivos si quieres estar preparado para una fiscalización aduanera.

1. Factura comercial detallada

La factura es la base de toda operación aduanera. No debe contener descripciones genéricas como “mercadería varias” o “productos industriales”. Cada ítem debe estar claramente identificado con nombre, modelo, características técnicas, precios unitarios, totales, moneda y condiciones de venta (como el INCOTERM). Una factura bien elaborada facilita la clasificación arancelaria y sustenta correctamente el valor en aduana.

2. Declaración aduanera y documentos de transporte

La Declaración Aduanera de Importación (DAI), el conocimiento de embarque o guía aérea y el packing list deben estar alineados. Estos documentos permiten verificar que la mercancía declarada corresponde a la que efectivamente fue transportada y nacionalizada. SENAE suele cruzar esta información para detectar inconsistencias en cantidades, peso, valor o descripción.

3. Comprobantes de pago reales

No basta con declarar un valor: hay que demostrar que fue efectivamente pagado. Por eso, debes contar con transferencias bancarias, comprobantes SWIFT, órdenes de pago u otros documentos financieros que respalden la transacción. Este respaldo es crucial para evitar sospechas de subvaloración o simulación comercial.

4. Pólizas de seguro y facturas de flete

Estos documentos no solo prueban que la mercancía fue asegurada y transportada, sino que también deben estar incluidos en el cálculo del valor en aduana. SENAE revisa que el importador no haya omitido estos costos, ya que afectarían la base tributaria. Asegúrate de conservar tanto las pólizas como las facturas de tu agente de carga o proveedor logístico.

5. Certificados de origen o permisos especiales (cuando aplica)

Si accediste a preferencias arancelarias, es obligatorio conservar el certificado de origen correspondiente. También, si tu producto requería permisos o licencias (como en el caso de alimentos, químicos o maquinaria), debes contar con los documentos válidos, vigentes y correctamente emitidos por la autoridad competente.

6. Soporte contable y documental interno

Además de los documentos externos, la Aduana puede solicitar evidencia del ingreso de la mercancía a tus procesos internos. Esto incluye registros contables, actas de recepción, movimientos de inventario, y en algunos casos, facturación interna. La trazabilidad no termina en el puerto: debe continuar dentro de tu empresa.

En Logiga Corp, sabemos que estar preparado para un control posterior no significa solo tener documentos guardados, sino contar con un sistema organizado y coherente que respalde cada operación.

Un archivo completo y actualizado no solo te protege ante posibles sanciones, sino que también refleja seriedad, cumplimiento y eficiencia operativa. Tener a la mano los documentos clave te permite responder con agilidad, demostrar trazabilidad y operar con mayor tranquilidad.

El control posterior no tiene por qué ser un problema si tu documentación está en orden. Tener tus respaldos en regla no solo te evita complicaciones, sino que te da control sobre cada paso de la operación. En comercio exterior, prevenir siempre es más estratégico que corregir.